6 Tipps für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit

Wie kann virtuelle Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen gestaltet werden?

Auch nach 16 Monaten Corana Pandemie sind einige Unternehmen (und auch Mitarbeiter) der Überzeugung, dass wir die veränderte Arbeitssituation nur aushalten müssen und bald wieder die Normalität einkehren wird. Auf der anderen Seite, haben einige Unternehmen bereits am Anfang für sich entschieden, dass die Zukunft der Arbeit jetzt gestaltet wird. Dadurch haben viele schon vor einem Jahr angefangen, die etablierten Arbeitsstandards zu überdenken und diese im eigenen Unternehmen an die neue Situation und die Zukunft anzupassen. Unabhängig davon, wo sich ein Unternehmen in diesem Spektrum einreiht, sind sich fast alle einig, dass die virtuelle Zusammenarbeit ein fester Bestandteil unserer Arbeit geworden ist und es auch zukünftig bleiben wird. Wie also können Sie die virtuelle Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen, Ihrer Abteilung und Ihrem Team gestalten? Wir haben die sechs wichtigsten Tipps hier für Sie zusammengefasst:

1. Priorisieren Sie zwischenmenschliche Beziehungen

Alle Mitarbeiter im Unternehmen haben auch vor der jetzt erhöhten Digitalisierung ihre Aufgaben erfolgreich erledigt, somit sollte der Fokus nicht nur auf der Produktivität liegen. Was viele Unternehmen, Abteilungen und Teams bei der Verfolgung von Produktivitätssteigerung aus den Augen verlieren, sind die zwischenmenschlichen Beziehungen. Obwohl genau diese ein zentraler, begünstigender aber auch hinderlicher Einflussfaktor für die Produktivität sein können. Durch die reduzierten Face-to-Face Interaktionen wird das Zwischenmenschliche (z.B. der Small-Talk, das kurze Gespräch über das Wochenende oder die jeweiligen Hobbys) bei der virtuellen Zusammenarbeit nach hinten geschoben. Genau das gibt aber Missverständnissen und Konflikten die Chance, sich zu verfestigen. Um das zu verhindern können Sie die zwischenmenschliche Interaktion unterstützen indem Sie sich z.B.:

bei virtuellen Meetings 5 Minuten nehmen um z.B. über die neuesten beruflichen Erfolge von Teammitgliedern zu berichten, über kürzliche persönliche Ereignisse zu informieren oder über Interessen und Hobbies sprechen
mit Ihren Kollegen zu einer digitalen Kaffeepause treffen
mit Ihren Kollegen zu einem digitalen Mittagessen verabreden
am Freitag Nachmittag in geselliger Runde treffen und die Arbeitswoche mit einem Bier virtuell ausklingen lassen

Denken Sie auch daran, dass der Aufbau von Beziehungen ein fortlaufender Prozess sein sollte, an dem Sie aktiv weiterarbeiten und in welchen Sie Zeit investieren.

2. Kommunikation ist das A und O

Da ein zentraler Teil unserer Kommunikation über nonverbale Signale (Gesten und Mimik) erfolgt, kann die digitale Kommunikation (E-Mails, Telefon- und Videokonferenzen, etc.) neue Herausforderungen mit sich bringen. Deswegen werden neue Strategien, Regeln und Tools gebraucht, um die vorher etablierten Kommunikationskanäle an die neuen Anforderungen der virtuellen Zusammenarbeit anzupassen. Durch diese Anpassung können neu entstandene Lücken im Informationsfluss geschlossen und Missverständnissen kann vorgebeugt werden. Hier einige Tipps, wie Sie dies in Ihrem Unternehmen und/oder Team umsetzen können:

1. Entwickeln Sie Kommunikationsstrategien, indem Sie folgende Fragen im Bezug auf die Kommunikation in Ihrem Unternehmen/Ihrer Abteilung/Ihrem Team bearbeiten:

Welche Kommunikationskanäle wurden bis jetzt in Ihrem Team genutzt? Für was? Wie?
Gibt es Herausforderungen in der virtuellen Zusammenarbeit, für welche neue Kommunikationskanäle eingeführt oder bestehende angepasst werden müssen? Wenn ja, welche?
Über welchen Kanal und wie soll der “informelle” Informationsaustausch ablaufen?

2. Definieren Sie Kommunikationsregeln

Erhöhen Sie die Anzahl der virtuellen Meetings, verkürzen Sie aber die Dauer
Virtuelle Meetings sind effizienter, wenn eine Agenda vorab erstellt und verschickt wird und alle Beteiligten an dem Input beteiligt sind
Vereinbaren Sie Reaktionszeiten
Welche Antwortzeit werden für welchen Kommunikationskanal (E-Mail, Chat, Telefon-/Videokonferenz, etc.) erwartet?
All dies sollte im Team besprochen und eingehalten werden.

3. Nutzen Sie die richtigen Kommunikationstools

Unabhängig davon welche Kommunikationstools Sie nutzen, sollten Sie auf jeden Fall sicherstellen, dass wirklich alle mit den Funktionen der Tools vertraut sind und sich sicher im Umgang mit diesen fühlen.

Der schnelle Austausch im Büro des Kollegen ist aus dem Homeoffice nicht mehr so einfach möglich. Durch die physische Entfernung bei der virtuellen Zusammenarbeit gibt es allgemein weniger “informellen” Informationsaustausch (z.B. bei dem Wasserspender, in der Kaffeeküche, auf dem Flur, etc.), und dadurch entstehen Kommunikationslücken. Denn dieser vermeintlich unwichtige Aspekt der Kommunikation im Arbeitsalltag, ist dennoch eine Notwendigkeit für die produktive Zusammenarbeit in Teams. Um auch dem “informellen” Informationsaustausch Raum bei der virtuellen Zusammenarbeit zu geben, können Sie einen offenen Team-Chat führen oder einen virtuellen Büroraum einrichten.

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3. Hören Sie einsichtsvoll zu

Ein “einsichtsvoller Zuhörer ” zu sein bedeutet nicht nur, sich aktiv mit der anderen Person im Gespräch auseinanderzusetzen, sondern auch auf die Feinheiten zu achten. Sie bieten jemandem Ihre volle Aufmerksamkeit an, während er/sie offen oder verdeckt seine/ihre Gefühle und Bedürfnisse ausdrückt. Als einsichtsvoller Zuhörer hören Sie auf die Nuancen emotionaler Varianz in der Stimme Ihres Gesprächspartners, damit Sie die Emotionen genau erkennen können. Zudem hören Sie einfühlsam zu und konzentrieren sich ganz auf Ihr Gegenüber anstatt auf sich selbst. Sie nehmen auch nonverbale Signale wahr und beachten die Körpersprache, um zwischen den Zeilen lesen zu können. Einsichtsvolle Zuhörer hören mit Respekt, Offenheit und Wohlwollen zu, anstatt Fehler zu suchen. Diese Einstellung vertieft das Verständnis und hilft, Konflikte zu vermeiden und zu überwinden.

4. Definieren und kommunizieren Sie das Warum

Um im Team auch virtuell am selben Strang ziehen zu können ist es notwendig, dass alle das Warum kennen, es verstehen und idealerweise verinnerlichen. Wenn die Vision klar ist, hilft diese bei der Strukturierung von Aufgaben. Prioritäten werden klarer und können gesetzt werden. Arbeit wird nachweislich effektiver erledigt. Denn das Warum, das Wofür, die Vision und die Mission bilden wichtige Motivatoren bei der Organisation der Arbeit. Das ist umso wichtiger bei der virtuellen Zusammenarbeit.

5. Nutzen Sie interaktive Tools

Bei der virtuellen Zusammenarbeit essentiell: die richtigen Software-Tools. Es gibt eine schier unüberschaubare Menge an Tools für die virtuelle Zusammenarbeit. Zum Beispiel Chat-Systeme, Telefon- und Videokonferenzen, Zeiterfassungssysteme, gemeinsame Kalender, Anwendungen für Projektmanagement, Digitale Whiteboards und Cloud-Services/ Wissensmanagement-systeme. Bei dieser vielfältigen Auswahl kann jedes Unternehmen geeignete Tools finden. Folgende Leitlinien sollten Sie jedoch bei jedem eingesetzten Tool beachten:

Jedes Tool ist nur so gut wie die eigenen Prozesse dafür. Je komplexer das Tool, desto mehr Hirnschmalz sollte vorab in die Konfiguration und die Festlegung der Abläufe investiert werden.
Achten Sie auf bewährte Lösungen mit regelmäßigen Updates und einer kontinuierlichen Weiterentwicklung.
Falls notwendig: Achten Sie auf Sprachbarrieren und bedenken Sie, dass sich die Lernkurven der Mitarbeiter unterscheiden. Es lohnt sich, sich im Vorfeld Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied mit den verschiedenen Technologien vertraut ist. Training und Trainingsvideos können dabei helfen.

6. Vertrauen Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern

Die Wichtigkeit von Vertrauen bekommt bei der virtuellen Zusammenarbeit eine ganz neue Bedeutung. Vertrauen wird in virtuell arbeitenden Teams oft an der Zuverlässigkeit gemessen. Im Büro kann man einfach mal schnell beim Kollegen vorbeilaufen und kurz nach dem Status einer Aufgabe fragen, bei der virtuellen Zusammenarbeit ist das nicht so einfach. Mit einem Projektmanagment-Tool kann dies aber abgebildet werden. In diesem können die aktuellen Aufgaben aufgelistet, den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet und der Bearbeitungsstatus stets aktualisiert werden. Dadurch können alle Teammitglieder, was die Bearbeitung von Aufgaben betrifft, immer auf dem gleichen Informationsstand sein. Unsicherheiten, Misstrauen und Unzufriedenheit mit der Zuverlässigkeit der Kollegen können so aus dem Weg geräumt werden.

Bei der virtuellen Zusammenarbeit gibt es keine “One-Size-Fits-All”-Lösung und exakt das macht das Thema für jedes Unternehmen interessant. Wie unterschiedlich Brachen, Unternehmen, Abteilungen und Teams sind, genauso individuell kann die virtuelle Zusammenarbeit gestaltet werden. Unsere sechs Tipps sollen Wegweiser sein für die Gestaltung der virtuellen Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen, Ihrer Abteilung und Ihrem Team. Wenn Sie gerne mehr Tipps und Checklisten zu diesen Themen haben möchten, finden Sie diese auf unserem Blog. Wir haben zu jedem Tipp einen separaten Blogbeitrag geschrieben und diesen jeweils im relevanten Abschnitt verlinkt.

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