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  • Simon Homberg

Erfolgsgeschichte: 600 Mitarbeiter auf eine cloudbasierte Software umgestellt

Das Projekt wurde in 3 Monaten durchgeführt und lief komplett online.

Photo by Evgeny Tchebotarev on Unsplash


Der Kunde

Ein mittelständisches Unternehmen mit 600 Mitarbeitern, welches sich auf den Vertrieb von Ersatzteilen und Autozubehör spezialisiert hat.

Ziel

Einführung der cloudbasierten Arbeitssoftware Google Workspace für die alltägliche Zusammenarbeit in den Bereichen E-Mail, Textdokumente, Tabellendokumente und Präsentationen im Q3 2020. Dadurch können die Mitarbeitenden einfacher, schneller und effizienter zusammenarbeiten. Viele der organisatorischen Schritte werden reduziert, da es einen “Single source of truth” bei der cloudbasierten Arbeit gibt. Zusätzlich werden Mitarbeiter stärker befähigt mobil und geräteunabhängig zu arbeiten. Dieses Projekt haben wir mit unseren Partner Cloudwürdig durchgeführt, welches das technische Team gestellt hat sowie die Projektleitung inne hatte.


Herausforderung

Durch eine deutschlandweite Verteilung von stationären Läden, wie auch einen großen Online-Handel, gibt es viele unterschiedlich arbeitende Mitarbeiter. Im stationären Handeln sind Mechaniker, wie auch Verkäufer vorhanden. Im Online-Handel waren hingegen viele dauerhafte Bürokräfte abzuholen. Zusätzliche sorgte die Covid-19 Pandemie dafür, dass es keine persönliche Treffen geben konnte.


Damit auf das vorhandene Wissen und auch auf die vorhandenen Unternehmensdaten aufgebaut werden konnte, sollten diese Daten in der neuen Software zur Verfügung stehen. Dazu brauchte es eine technische Umstellung, sodass die Daten migriert wurden. Dies wurde von Cloudwürdig betreut.


Ein begleitendes Change Management, welches die Veränderung begleitete, sollte auch durchgeführt werden, damit die bisherigen Arbeitsweisen aufgebrochen wurden und sich neue Workflows etablieren konnten. Bislang hat der Kunde nur mit einer lokalen Software Lösung gearbeitet. Die neue Software liefert viele neue Möglichkeiten, welche den Mitarbeitern kommuniziert werden mussten. In diesem Bereich kam Trainaas zum Einsatz.


Photo by ThisisEngineering RAEng on Unsplash


Herangehensweise

Um die Bedürfnisse gut zu klären und die Veränderungsmöglichkeiten zu evaluieren, gab es zu Beginn Anforderungsworkshops. In diesen haben wir das Unternehmen analysiert, sodass eine individuelle Kommunikationsstrategie erarbeitet werden konnte. In enger Absprache mit dem technischen Team wurde ein Zeitplan erstellt, damit weitere Aktivitäten darauf abgestimmt werden konnten.


Um die neuen Arbeitsmöglichkeiten schneller und effizienter bekannt zu machen, wurde ein Schulungskonzept erarbeitet. Hierbei haben wir verschiedene Stufen entwickelt. Als Grundsatz galt; “Alle 600 Mitarbeiter sollen eine Einweisung erhalten”. Ergänzt wurden diese 4-stündigen Einweisungen durch gezielte Experten-Trainings. Hierzu wurden pro Abteilung eine prozentuale Anzahl der Mitarbeiter stärker geschult. Dies Experten können auch später selbstständig Fragen beantworten, bzw. wissen wo sie Hilfe finden (“Hilfe zur Selbsthilfe”). Zusätzlich bildeten die Experten eine Community in der sie sich austauschen konnten.


Um das Wissen zu sichern und auch dauerhaft zugänglich zu machen, wurden zu den online Trainings zusätzlich Videos erstellt. Diese sind dauerhaft abrufbar und können auch als “Nachschlagewerk” genutzt werden.


Umsetzung


Aufgrund der Pandemie, sowie der weit verteilten Teams, wurden alle Trainings online durchgeführt. Dies hat zu einer sehr guten Auslastung der Trainings geführt, da Mitarbeiter selbstständig ihren Trainingsslot wählen konnten und es wenige Restriktionen bzgl. Räumen oder Standorten gab. Einige Mitarbeiter werden die Software nur an Workstations nutzen, daher wurden extra Endgeräte bereitgestellt, sodass jeder Mitarbeiter für die Schulung ein eigenes Endgerät besaß. Dies führte zu einem optimalen Trainingserlebnis.

Durch den engen Zeitplan, haben wir für die Standard Trainings zwei Trainer gleichzeitig eingesetzt. Diese haben jeweils parallel vormittags und nachmittags ein Training gehalten. Dies führte zu 4 Trainings an einem Tag. Dadurch konnten in kürzester Zeit viele Mitarbeiter erreicht werden. Für urlaubs- oder krankheitsbedingte Abwesenheiten wurden zusätzliche Trainingstage zu einem späteren Zeitpunkt angeboten.

Die Experten-Trainings wurden im Zeitplan vor den allgemeinen 4-stündigen Einweisungen gehalten, sodass diese Experten direkt bei der Umstellung ihre Kollegen unterstützen konnten.

Zum Abschluss wurden noch eigene Trainer ausgebildet, damit der Expansionskurs des Unternehmens mit eigenen Trainern unterstützt werden kann. Hierzu kam das “Train-the-Trainer”-Konzept ins Spiel, welches von einer Senior Trainerin durchgeführt wurde.

Photo by Nathana Rebouças on Unsplash

Fazit

Trotz des herausfordernden Zeitplans konnten alle gewünschten Elemente umgesetzt werden. Dies erforderte zwischendurch eine agile Herangehensweise, welche mit Flexibilität und Anpassungsvermögen unterstützt wurde. Die enge Kommunikation zwischen uns, dem technischen Team und dem Kunden hat dazu beigetragen, dass Probleme schnell behoben werden konnten, bevor sie sich ausgebreitet haben. Das Trainingskonzept hat sich auch bewährt. Dies konnte gut gesehen werden, da die Nutzungsraten der Software schnell angestiegen sind. Wir haben wieder festgestellt, dass ein gutes Change Management Mitarbeiter deutlich besser abholt und die Bereitschaft zur Veränderung erhöht wird.


Wir Danken unserem Partner Cloudwürdig für die erfolgreiche Arbeit und wünschen dem Kunden weiterhin viel Erfolg.


Haben Sie Interesse an einer Zusammenarbeit mit TRAINAAS? Treten Sie in Kontakt mit uns, wir freuen uns auf Sie!


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