Produktivität in verteilten Teams
"Wer zufrieden mit der Zusammenarbeit im Team im Homeoffice ist, empfindet diese auch als effizient." (Trainaas “Best of Homeoffice” Umfrage)
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Bei der Umstellung zum mobilen Arbeiten können einige Prozesse zwar in ihrer Ursprungsform beibehalten werden, der Rest sollte in den meisten Fällen aber beleuchtet und überdacht werden. Besonders die Schnittstellen für die Erleichterung der Zusammenarbeit in Teams können nicht eins zu eins in die neue digitale Arbeitssituation übertragen werden. Um den Umstellungsprozess und die kontinuierliche Zusammenarbeit in remoten Teams zu fördern ist Kommunikation eines der wichtigsten Hilfsmittel für Unternehmen, Führungskräfte und Teammitglieder.
Kommunikation ist das A und O in der Zusammenarbeit und in remote arbeitenden Teams umso essentieller. Der schnelle Austausch im Büro des Kollegen oder bei der Kaffeemaschine, ist aus dem Homeoffice nicht mehr so selbstverständlich möglich. Ein großer Teil unserer Kommunikation erfolgt über Gesten und Mimik, auch das ist schwieriger bei mobiler Arbeit. Deswegen werden neue Strategien, Regeln und Tools gebraucht um die vorher etablierten Kommunikationskanäle an die neuen Anforderungen der remoten Arbeit anzupassen. Durch diese Anpassung können neu entstandene Lücken im Informationsfluss geschlossen und Missverständnissen kann vorgebeugt werden. Hier einige Tipps wie Sie das in Ihrem Unternehmen und/oder Team umsetzen können:
Kommunikationsstrategien
Wie bereits erwähnt, gibt es bei der remoten Arbeit weniger “informellen” Informationsaustausch (z.B. bei dem Wasserspender, in der Kaffeeküche, auf dem Flur, etc.), und dadurch entstehen Kommunikationslücken. Denn dieser vermeintlich unwichtige Aspekt der Kommunikation im Arbeitsalltag ist dennoch eine Notwendigkeit für die produktive Zusammenarbeit in Teams. Der informelle Informationsaustausch bekommt normalerweise nur weniger Beachtung, weil er so selbstverständlich und nebenbei passiert. Erst wenn diese Einfachheit wegfällt merken wir, wie notwendig dies für die Erledigung unserer Arbeitstätigkeiten war.
Um Kommunikationslücken vorzubeugen und die Zusammenarbeit zu erleichtern sollten remote Teams ihre genutzten Kommunikationskanäle beleuchten und die Schnittstellen für die Bearbeitung von Aufgaben identifizieren. Denn diese zwei Aspekte können mit neuen Kommunikationsstrategien positiv beeinflusst werden. Folgende Fragen helfen dabei:
Welche Kommunikationskanäle wurden bis jetzt in Ihrem Team genutzt? Für was? Wie?
Gibt es neue Herausforderungen in der mobilen Arbeit für welchen neue eingeführt oder bestehende Kommunikationskanäle angepasst werden müssen? Wenn ja, welche?
Über welchen Kanal und wie soll der “informelle” Informationsaustausch laufen?
Kommunikationsregeln
Nach der Etablierung neuer Kommunikationsstrategien, sollten auch Kommunikationsregeln für die neue Arbeitssituation im Team definiert werden. Denn Kommunikation kann in remoten Teams durch klare Richtlinien/Regeln wesentlich effektiver gestaltet werden. Außerdem geben klar definierte Regeln einen Standard für alle Teammitglieder und reduzieren potenzielle Konflikte in der Zusammenarbeit.
Anzahl der Besprechungen
Zu Beginn sollte die Kommunikation in verteilt arbeitenden Teams deutlich besser und präziser koordiniert sein. So ist es z.B. sinnvoll, die Anzahl der Besprechungen zu erhöhen. Warum? Weil Sie in einem persönlichen Gespräch schneller zu einer Lösung gelangen können als in endlosen E-Mail-Schleifen.
Kurze und effiziente Meetings
Untersuchungen zeigen, dass remote Teams bei kürzeren Besprechungen effektiver arbeiten. Daher sollten sich die Teams bemühen, ihre Besprechungen nicht nur kürzer, sondern insgesamt effizienter zu gestalten. Definieren Sie dafür klare Meetingregeln, welche allen Teilnehmern bekannt sind und an die sich alle halten müssen. Beispiele sind: Stummschalten wenn man selbst nicht spricht, Chat der Videokonferenz für Fragen nutzen, kein Multitasking bei digitalen Meetings, etc.. Das Nichteinhalten der Meetingregeln kann z.B. mit Protokoll schreiben “bestraft” werden.
Um die Effizienz der Meetings zu steigern, sollte die Agenda vor dem digitalen Treffen an alle Teilnehmer geschickt werden. Die Meeting-Agenda sollte klare Ziele und gewünschte Ergebnisse enthalten, damit die Teammitglieder vorbereitet und bereit sind Zusammenzuarbeiten.
Zeitplan für virtuelle Besprechungen
Da Sie nicht einfach in den Raum Ihres Kollegen gehen können, um etwas zu besprechen, ist es wichtig, regelmäßige virtuelle Besprechungen einzurichten, um den Informationsaustausch sicherzustellen. Zum Beispiel können Sie eine 15-minütige "tägliche Besprechung" einführen, in der Sie die relevanten Aufgaben und Hindernisse für den Tag besprechen (z.B. 1 Minute Redezeit pro Teammitglied) und eine 60-minütige "wöchentliche Besprechung", die einer Agenda folgt und in der Sie über wichtige Entscheidungen diskutieren und diese treffen.
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Reaktionszeiten definieren
Welche Antwortzeit werden für welchen Kommunikationskanal erwartet? Welche Reaktionszeiten werden für E-Mail, Chat, Telefon, Videokonferenz etc. erwartet? All dies sollte im Team besprochen, vereinbart und eingehalten werden. Wenn Reaktionszeiten klar definiert sind und die Teammitglieder diese einhalten, können unnötige Verzögerungen eliminiert werden und durch die wahrgenommene Zuverlässigkeit steigt das Vertrauen im Team. Zusätzlich sollten auch die Erreichbarkeiten der Teammitglieder vereinbart und sichtbar (z.B. Outlook, Kalender, etc.) gemacht werden. Dadurch werden auch spontane Austausche zwischen den Teammitgliedern ermöglicht.
Kommunikationstools
Die nahtlose Kommunikation in verteilt arbeitenden Teams erfordert die Nutzung digitaler Kommunikationstools. Daher ist es sinnvoll, Ihr Team mit neuen Wegen und Mitteln der digitalen Kommunikation vertraut zu machen. Durch die aktuelle Vielfalt der am Markt angebotenen Tools, gibt es wirklich für fast jede Branche und Arbeitssituation ein passendes Tool. Die Basics sind natürlich E-Mail, Chat, Telefon-/Videokonferenz, Kalender und Projektmanagement-Tool. Unabhängig davon für welches Tool Sie sich entscheiden, achten Sie auf Sprachbarrieren und bedenken Sie, dass sich die Lernkurven unterscheiden. Deswegen lohnt es sich, im Vorfeld Zeit zu investieren, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied mit den verschiedenen Technologien vertraut ist. Trainings und/oder Trainingsvideos können dabei helfen. Denn nur so können Sie sicherstellen, dass die genutzten Tools eine positive Wirkung auf die Produktivität Ihres remoten Teams haben.
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