Key-Elemente des Change Managements
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Es gibt viele unterschiedliche Change Management Methoden. Trotz der Vielfalt der Methoden, wiederholen sich bei vielen folgende Faktoren und Key-Elemente:
Das Verständnis der Veränderung muss generiert werden. Wichtige Punkte: Dringlichkeit, die Vision des Unternehmens kommunizieren und Zielzustand erklären.
Die Veränderung braucht einen Rahmen: Ablaufplan, als zeitlicher Rahmen für die unterschiedlichen Schritte.
Kommunikation und Werbung: Beteiligte Mitarbeiter und solche, die vom Change betroffen sind müssen mitgenommen werden.
Quick-Wins (schnelle Erfolge): Diese können teilweise geplant werden und sollten gut sichtbar gemacht werden.
Weitere Methoden und Erfolgsfaktoren:
C-Level "buy-in": Management für den Erfolg mobilisieren und auf ein gemeinsames Ziel ausrichten.
Alle beteiligten identifizieren: Stakeholder-Analyse aller Beteiligten und Betroffenen.
“Hidden-Figures” klären: Soziale Beziehungen, Change Agents gewinnen und einbinden.
Überzeugung: Auf den bevorstehenden Change / Veränderungen vorbereiten. Über-zeugen, um möglichen Widerständen zu begegnen. Die Strategie für die Veränderung muss schlüssig sein. Dies benötigt oftmals Abstimmungen im Vorfeld, welche sich danach bezahlt machen.
Mitarbeiterengagement: Betroffene Mitarbeiter durch Workshops, offene Fragestunden und Partizipation frühzeitig einbinden, den aktuellen Stand kommunizieren und die Zielsetzung in Erinnerung rufen. Dadurch wird das Mitarbeiterengagement erhöht. Kommunizieren Sie auch die Ziele der Veränderung. Dabei dürfen Informationen auch redundant weitergegeben werden. Ziele, Status, Erfolge und Herausforderungen sollten regelmäßig kommuniziert werden.
Reporting: Messen, wie der Stand der Dinge ist. Akzeptanz messen und Akzeptanz erhöhende Maßnahmen ergreifen.
Hindernisse: Frühzeitig erkennen, begegnen und beheben. “Verlierer” des Veränderungsprozesses brauche einen fairen Ausgleich. In jedem Veränderungsprozess wird es Mitarbeitende geben, welche den Wandel absolut nicht möchten oder nicht mitgenommen werden können. Diesen “Verlierern” muss respektvoll begegnet werden.
Den Change Prozess verankern, sodass weitere Veränderungsprozesse einfacher starten können.
Vor- und Nachteile von Change Management für Unternehmen
Wenn ein Unternehmen sich für ein offizielles Change Management entscheidet, hat die Wissenschaft nachweislich herausgefunden, dass ein Veränderungsprozess eine höhere Wahrscheinlichkeit hat, erfolgreich zu sein. Kein Change Management durchzuführen geht nicht. In solchen Fällen werden die Aufgaben nebenbei von anderen Projektmitgliedern übernommen.
Dadurch bekommen wichtige Change Management Aufgaben nicht die richtige Aufmerksamkeit und evtl. verselbstständigt sich die Veränderung. Oder die Projektziele können nur teilweise oder gar nicht eingehalten werden. Oftmals ist ein Projekt am Ende teurer, als zu Beginn geplant. Gerade bei IT-Projekten können Veränderungen schnell als eine “spinnerte Idee” aus dem IT-Keller abgestempelt werden. Dies wird wahrscheinlich nichts daran ändern, dass die Software eingeführt wird. Wenn aber am Ende die Nutzungsstatistiken zeigen, dass die Mitarbeiter die Software gar nicht nutzen oder nur in einem geringen Maße, braucht sich keiner zu wundern.
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Change Management bei IT-Projekten
Eine Veränderung tritt bei IT-Projekten regelmäßig auf. Oftmals sind nicht nur eigene Strukturen davon betroffen, sondern auch externe Stakeholder, wie zum Beispiel Kunden. Auch diese müssen an Veränderungen gewöhnt werden. Ansonsten sind sie schneller bei der Konkurrenz, als dass es einem lieb ist. Dadurch bildet fast jedes größere IT-Projekt gleichzeitig einen Change Management Prozess. Diese Veränderungen gilt es zu begleiten, sodass das IT-Projekt auch eine Chance hat. Nichts ist schlimmer als eine neu eingeführte Software, die keiner nutzen möchte. Oder eine neue Webseite, App oder Onlineshop, mit der keiner wirklich zurecht kommt.
Fazit: Bringt Change Management mein Unternehmen voran?
Change Management ist ein wichtiges Instrument bei der Einführung von neuer Software, neuen IT-Strukturen oder anderen Veränderungen. Ein erfolgreiches Change Management stellt sicher, dass die Mitarbeiter wieder möglichst schnell an Flughöhe gewinnen und produktiv mit der neuen Situation umgehen. Es wird verhindert, dass Veränderungen nicht unnötig lange in den Anfangsstadien bleiben und sich evtl. ein falsch verstandener Widerstand bildet. Auch auf der Kundenseite ist ein Change Management von Vorteil. Gerade wenn es starke Updates gibt oder komplett neue Tools eingeführt werden, müssen Kunden darauf vorbereitet werden. Auch dabei kann ein aktives Change Management helfen. Geführte Veränderungen sind zielgerichtet, sodass es einen möglichst geringen Streuverlust gibt.
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